I Lakeside har vi hjulpet Ordlab med at rydde op i længere tids frustration og usikkerhed omkring GDPR’s indvirkning på Ordlabs produkter og ydelser.
OrdLab er en virksomhed, der laver læse- og skrivestøttende teknologier. Ordlab.dk er en digital platform for personer, der ønsker at forstå og indlære Læse- og SkriveTeknologier (LST). De laver også selv et par app’s og digitale redskaber, som de sælger til bl.a. kommuner og private på abonnementsordninger.
Opgaven
Alis Bruun, ansvarlig for organisationen hos Ordlab, efterspurgte en effektiv og hurtig proces, der skulle afklare nogle meget konkrete forhold omkring Ordlabs produkter, underleverandører og kundernes anvendelse af produkterne.
“Altså, vi er jo en lillebitte biks, så GDPR kommer hurtigt til at fylde meget i vores hoveder. Hold op hvor har vi brugt meget god tid, der aldrig kommer igen, på at diskutere og drøfte frem og tilbage” // Alis Bruun, organisationsansvarlig hos OrdLab.
Vores bidrag
Vi inviterede Alis ned på havnen, hvor vi afholdte en formiddags-workshop for hende med fokus på hjælp til selvhjælp. Workshoppen havde to formål:
- I fællesskab at udarbejde fire konkrete produkter, der sikrer Ordlabs position og overholdelse af GDPR.
- At uddanne Alis og Ordlab, så de opnår en solid forståelse af, hvad persondata, følsomme data og databehandling er, så de kan risikovurdere deres data og fremover vedligeholde og bruge de fire produkter.
“Denne workshop gav mig en kæmpe lettelse og aha-oplevelse i, at langt de fleste af de persondata, vi behandler, er almindelige persondata og slet ikke hverken fortrolige eller følsomme. Det var nok vokset lidt i hovedet på os, men denne nedklassificering af persondata gør det jo til en langt mere overskuelig opgave for os“ // Alis Bruun, organisationsansvarlig hos OrdLab.
Fire uundværlige GDPR-produkter
I forhold til workshoppens første formål, så hjalp vi Alis igennem processen med at lave fire produkter, som er centrale i Ordlab’s overholdelse af GDPR.
“Med produkterne fra workshoppen kan jeg, i næste uge, gå til møde med vores leverandører og kunder og PRÆCIS vide hvilke aftaler, der er nødvendige, og hvad der skal afklares i forhold til system- og data-landskabet. Jeg føler mig på langt mere sikker grund”. // Alis Bruun, administrationsansvarlig hos OrdLab.
Her giver vi dig listen med de fire produkter, som alle der indsamler og opbevarer data vil have gavn af at lave:
- Tegn dit system- og datalandskab. Hvilke systemer behandler og udveksler hvilke data?
- Find ud af hvilke persondata du behandler. Brug vores Datamand (se illustration) og eller datatilsynets klassifikation af personoplysninger.
- Review og opdater dine databehandleraftaler og privatlivspolitik(ker) i forhold til de to første produkter.
- Fasthold jeres styring og governance. Det kan være i et årshjul eller kalender, hvor du fastlægger jeres opfølgende aktiviteter. Fx “Send mail til leverandør og efterspørg status og evt. hændelser”, “Opdatér system- og datalandskab, så den svarer til virkeligheden”.
